Senatsempfang 25 Jahre NUE 2024: Nachhaltig feiern mit Checkliste

Senatsempfänge im Hamburger Rathaus folgen einem klar definierten Protokoll – einem verbindlichen Regelwerk für Ablauf, Zuständigkeiten und Standards. Für die Kernverwaltung der Freien und Hansestadt Hamburg gilt dabei der 2026 aktualisierte Hamburger Leitfaden Nachhaltige Beschaffung (2024 noch Hamburger Beschaffungsleitfaden) als verpflichtender Rahmen, der auch Veranstaltungen von Behörden und Ämtern, Landesbetrieben und staatlichen Hochschulen einschließt.

In der Praxis bleibt die Umsetzung jedoch eine Herausforderung: Bei der zeitkritischen Planung von Veranstaltungen fehlt oft der Raum, den sehr umfangreichen Leitfaden im Detail zu berücksichtigen – das ist keine Frage des Willens, sondern des Aufwands.

Dabei ist gerade bei Veranstaltungen im Rathaus, ob Senatsempfang oder andere Formate, Potenzial vorhanden. Da der Rathausservice als zentraler Dienstleister die operative Umsetzung verantwortet, liegt bei ihm eine wichtige Rolle für die praktische Integration von Nachhaltigkeitsmaßnahmen. Gleichzeitig variieren Größe, Umfang und Zuständigkeiten je nach ausrichtender Behörde erheblich. Was es braucht, sind niedrigschwellige Orientierungshilfen, die Nachhaltigkeitsaspekte ohne großen Konzeptionsaufwand in die Planung einbringen und die relevanten Ansprechpersonen auf beiden Seiten erreichen.

Lösungsansatz

Mit Unterstützung von Netzwerk Green Events übernahm die Stabstelle Nachhaltigkeit der BUKEA die Planung und Koordination der Nachhaltigkeitsmaßnahmen. Eine Beraterin von NGE begleitete den Prozess fachlich. Ausgangspunkt war eine systematische Durchsicht des Maßnahmenkatalogs des Green Events Siegels: Alle Handlungsfelder wurden daraufhin geprüft, welche Maßnahmen im Kontext eines Senatsempfangs relevant und realistisch umsetzbar sind. Das Fachwissen von NGE brachte wertvolles Orientierungswissen über ökologisch und sozial anspruchsvolle Labels, Kriterien und Praxistipps mit. Folgende Maßnahmen wurden umgesetzt:

Planung und Organisation

• Ein übergreifendes Nachhaltigkeitskonzept wurde vorab erstellt und allen Stakeholdern (NUE, Protokollbeauftragte, Rathausservice, Caterer Tafelfreuden) per Mail zugesandt.
• Die Nachhaltigkeitsbeauftragte (Stabstelle BUKEA) koordinierte alle Maßnahmen und erhielt umfassende Unterstützung durch NGE.
• Nach der Veranstaltung wurde ein vollständiger Nachhaltigkeitsbericht erstellt und veröffentlicht.

Einladungsmanagement und Anreise

• Die Einladungen wurden ausschließlich digital versendet – kein Postversand, keine gedruckten Unterlagen.
• Die Einladung enthielt prominente Hinweise zur klimafreundlichen Anreise mit ÖPNV, Bahn und Fahrrad sowie Links zu nachhaltigen Hotels.
• Barrierefreiheit und die Möglichkeit, Unterstützungsbedarfe (z. B. Gebärdendolmetscher) anzumelden, wurden ebenfalls in der Einladung kommuniziert.

Catering

• Beauftragt wurde der Hamburger Bio-Caterer Tafelfreuden – sämtliche Speisen und Getränke stammten zu 100 % aus biologisch zertifiziertem Anbau.
• Das gesamte Angebot war vegetarisch und vegan – alle Gäste wurden satt und zufrieden, ohne Fisch- und Felischangebot.
• Die Menge wurde sehr gezielt kalkuliert, sodass kaum Reste anfielen. Übrig gebliebenes Essen wurde von Mitarbeitenden mitgenommen.
• Auf explizite Nachfrage beim Rathausservice wurde Leitungswasser in Karaffen bereitgestellt – eine Maßnahme, die aktiv eingefordert werden muss, da sie nicht standardmäßig im Bestellformular enthalten ist.
• Getränke wurden in Mehrweg- bzw. Großgebinden geliefert und in Mehrweggläsern gereicht, für Speisen wurden Mehrwegteller genutzt.
• Regionale Produkte waren beauftragt worden; Nachweise durch den Caterer blieben leider aus (siehe Herausforderungen).

Ressourcen und Abfall

• Vollständiger Verzicht auf Blumenschmuck und veranstaltungsspezifische Dekoration – das Rathaus ist repräsentativ genug.
• Keinerlei Give-Aways.
• Einladungen und Programm wurden nicht gedruckt. Namensschilder wurden auf PVC-freien, CO₂-kompensierten Recyclingetiketten gedruckt.
• Vorhandene Roll-Ups (im Einsatz seit über 20 Jahren) wurden wiederverwendet, keine neuen produziert.
• Das zum Jubiläum erschienene Buch der NUE wurde auf Recyclingpapier gedruckt.

Soziale Aspekte und Inklusion

• Das Rathaus verfügt über einen barrierefreien Aufzug, barrierefreie WCs sowie Unisex-Toiletten und Wickelmöglichkeiten.
• Gut lesbare Hinweisschilder in leichter Sprache und Piktogramme sind vorhanden; Rückzugs- und Verweilmöglichkeiten stehen zur Verfügung.
• Die Einladung fragte aktiv Unterstützungsbedarfe ab – z. B. ob ein Gebärdendolmetscher benötigt wird.
• Das künstlerische Rahmenprogramm wurde mit einer in Wilhelmsburg lebenden Cellistin besetzt – lokal, nachhaltig und ausgleichend zur rein männlichen Rednerliste.

Kommunikation

• Der Senator wies in seiner Festrede ausdrücklich auf die Nachhaltigkeitsmaßnahmen und den Status als Pilotveranstaltung für das Green Events Siegel hin.
• Nach der Veranstaltung wurden ein Nachhaltigkeitsbericht sowie ein Info-Sheet an alle Gäste versandt.
• Auf der Website der NUE wird auf das Siegel und die Nachhaltigkeitsmaßnahmen hingewiesen.

Ergebnis: Die Nachhaltigkeits-Checkliste

Ein zentrales Ergebnis des gesamten Prozesses ist die Nachhaltigkeits-Checkliste für Veranstaltungen von Behörden und Verwaltung. Sie bündelt alle wesentlichen Maßnahmen übersichtlich und ist anwendungsfreundlich und zeitsparend für Protokollbeauftragte konzipiert – zum Abhaken, nicht zum Nachdenken. 2026 wurde sie gemäß aktualisiertem Leitfaden Nachhaltige Beschaffung überarbeitet und soll nun an den Rathausservice übergeben werden.

Herausforderungen

Eine besondere Herausforderung war die Datenlage: Konkrete Energie- und Wasserverbrauchswerte für das Rathaus lagen nicht ohne Weiteres vor – und eine saalspezifische Aufschlüsselung war kaum möglich.

Die Lieferung des Caterers auf Regionalität und Saisonalität zu prüfen, war aufgrund fehlender Ressourcen beim Dienstleister nicht möglich. Zudem waren am Buffet Hinweisschilder zu Inhaltsstoffen und Allergenen nicht mitgeliefert worden, obwohl diese vorgesehen waren. Wünschenswert wären künftig Produkte aus Fairem Handel (z. B. Reis, Kaffee, Tee, Schokolade, Bananen und Ananas) und deren Auszeichnung.

Ein weiteres Thema war die Gleichstellung auf dem Podium: Aufgrund der institutionellen Funktionen der Redner (Senator, Minister, Stiftungsvorstand) war eine paritätische Rednerliste nicht realisierbar. Das künstlerische Rahmenprogramm – eine Cellistin aus Wilhelmsburg – sorgte im Anschluss für ein gewisses Gleichgewicht. Ein formelles Awareness-Konzept wurde aufgrund der Art der Veranstaltung und der Gegebenheiten vor Ort bewusst nicht erstellt.

Trotz der Bitte, die digitale Einladung zu nutzen, brachten viele Gäste die Einladung ausgedruckt mit.

Bilanz

Der Senatsempfang zum NUE-Jubiläum hat gezeigt, dass nachhaltige Veranstaltungsgestaltung im Rahmen formeller Protokollveranstaltungen möglich ist und dass der wichtigste Hebel im direkten Gestaltungsbereich der ausrichtenden Behörde liegt: beim Catering.

79 % der befragten Gäste reisten klimafreundlich an: 53 % mit dem ÖPNV, 10 % mit dem Fernzug, 16 % zu Fuß oder mit dem Fahrrad. Das Rathaus erweist sich dabei als idealer Veranstaltungsort: zentral gelegen, gut erreichbar, barrierefrei ausgestattet – und repräsentativ genug, um auf Blumenschmuck gänzlich verzichten zu können.

Die Zusammenarbeit mit NGE hat den Prozess wesentlich erleichtert: Das Expert:innenwissen half dabei, sich nicht in Einzelfragen zu verlieren, Entscheidungen im engen Organisationszeitplan zügig zu treffen und die Ergebnisse strukturiert zu dokumentieren. Als direkt sichtbares Ergebnis steht nun neben dem Nachhaltigkeitsbericht die fertige Checkliste, die 2026 anhand des überarbeiteten Hamburger Leitfaden Nachhaltige Beschaffung.

Vision

Es wäre wünschenswert, wenn sich die entwickelte (und aktuell überarbeitete) Nachhaltigkeits-Checkliste für Veranstaltungen von Behörden und Verwaltung dauerhaft als Planungsinstrument im Hamburger Rathaus verankert. Die Protokollbeauftragte könnte sie künftig als festen Bestandteil der Veranstaltungsvorbereitung erhalten und sie an alle Abteilungen weitergeben, die Senatsempfänge ausrichten.

Die Checkliste soll regelmäßig aktualisiert, mit Downloadlinks und konkreten Tipps angereichert und nach und nach um weitere Maßnahmen erweitert werden. Langfristig ist angedacht, sie auch anderen Hamburger Behörden zugänglich zu machen – als niedrigschwelliges Werkzeug, das Nachhaltigkeit in den Verwaltungsalltag bringt, ohne zusätzlichen Konzeptionsaufwand zu erzeugen.

Hinweis:

Seit dem Senatsempfang wurde der Hamburger Leitfaden für umweltverträgliche Beschaffung überarbeitet und zum Leitfaden Nachhaltige Beschaffung (kurz: Nachhaltigkeitsleitfaden) erweitert, auch die Checkliste auf unserer Webseite wurde entsprechend überarbeitet. Lest auch unseren Deep Dive zum Nachhaltigkeitsleitfaden und dessen Anwendungsbereichen.

Maßnahmen in diesem Fallbeispiel: